Ratgeber
Fahrtkosten gehören zu den häufigsten Betriebsausgaben – und gleichzeitig zu den Bereichen, in denen viele Selbstständige, Freiberufler und Unternehmer bares Geld verschenken. Wer nicht weiß, welche Pauschale wann gilt und was das Finanzamt als Nachweis verlangt, setzt zu wenig ab. Dieser Artikel erklärt alle relevanten Regelungen für 2026 – klar und ohne Steuerjargon.
Als Selbstständiger oder Unternehmer kannst du Fahrtkosten als Betriebsausgaben geltend machen – das reduziert deinen steuerpflichtigen Gewinn direkt. Grundsätzlich gibt es zwei Arten von Fahrten, die steuerlich relevant sind:
Für betriebliche Fahrten mit dem privaten PKW kannst du pauschal 0,30 € pro gefahrenen Kilometer absetzen – ohne Einzelnachweis der tatsächlichen Kosten. Diese Pauschale gilt für die Gesamtstrecke (Hin- und Rückfahrt zusammen).
Beispiel Dienstreise: Du fährst 80 km zu einem Kunden und 80 km zurück = 160 km gesamt.
Absetzbar: 160 km × 0,30 € = 48,00 € Betriebsausgabe.
| Fahrzeug | Pauschale 2026 |
|---|---|
| PKW (Benzin, Diesel, Hybrid) | 0,30 € / km |
| Elektroauto / Plug-in-Hybrid | 0,30 € / km |
| Motorrad / Motorroller | 0,20 € / km |
| Fahrrad / E-Bike | 0,05 € / km (optional) |
Alternativ zur Pauschale kannst du auch die tatsächlichen Kfz-Kosten anteilig absetzen (Sprit, Versicherung, Wartung, Abschreibung). Das lohnt sich vor allem bei teuren oder häufig genutzten Fahrzeugen – erfordert aber ein lückenloses Fahrtenbuch.
Fährst du regelmäßig zur gleichen Betriebsstätte (z.B. dein eigenes Büro, ein fester Coworking-Space oder der Betrieb eines Auftraggebers, bei dem du dauerhaft tätig bist), gilt nicht die Dienstreisepauschale, sondern die Entfernungspauschale.
Hier zählt nur die einfache Strecke (nicht Hin- und Rückfahrt), dafür pro Arbeitstag. Neu ab 1. Januar 2026: Die Entfernungspauschale beträgt einheitlich 0,38 € ab dem ersten Kilometer – die bisherige Staffelung (0,30 € bis km 20, danach 0,38 €) entfällt.
| Entfernung | Pauschale pro km (einfache Strecke) ab 2026 |
|---|---|
| Ab dem 1. km | 0,38 € / km (einheitlich) |
Beispiel Entfernungspauschale 2026: Du fährst an 220 Tagen im Jahr 35 km zu deinem Büro.
Absetzbar: 35 km × 0,38 € = 13,30 € pro Tag
Jahresbetrag: 13,30 € × 220 Tage = 2.926,00 €
Die Unterscheidung ist wichtig, weil sie bestimmt, wie viel du absetzen kannst:
| Dienstreise | Entfernungspauschale | |
|---|---|---|
| Wann | Fahrt zu wechselnden Orten | Fahrt zur festen Betriebsstätte |
| Strecke | Gesamtstrecke (hin + zurück) | Nur einfache Strecke |
| Pauschale | 0,30 € / km | 0,38 € / km (ab 1. km, einheitlich ab 2026) |
| Beispiel | Kundenbesuch, Behördengang | Tägliche Fahrt zum eigenen Büro |
Das Finanzamt kann jederzeit Belege für geltend gemachte Fahrtkosten verlangen. Ohne ausreichende Dokumentation werden die Kosten gestrichen. Folgende Angaben solltest du festhalten:
⚠️ Wichtig: Bei Nutzung der Kilometerpauschale brauchst du kein lückenloses Fahrtenbuch. Eine einfache Liste der Fahrten (Datum, Ziel, km, Zweck) reicht dem Finanzamt in der Regel. Ein Fahrtenbuch ist nur Pflicht, wenn du ein betriebliches Fahrzeug auch privat nutzt und die tatsächlichen Kosten absetzen willst.
Wenn du ein betriebliches Fahrzeug besitzt (das Fahrzeug gehört also dem Betrieb und ist im Anlagevermögen), kannst du alle Kosten als Betriebsausgabe absetzen. Für die private Nutzung musst du jedoch einen geldwerten Vorteil versteuern – dafür gibt es zwei Methoden:
Jeden Monat werden 1 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs als privater Nutzungsanteil versteuert. Einfach, aber oft nachteilig bei hohen Listenpreisen oder geringer Privatnutzung.
Du dokumentierst jede Fahrt lückenlos (Datum, km-Stand, Ziel, Zweck). Der private Nutzungsanteil ergibt sich aus dem tatsächlichen Verhältnis. Aufwendig, aber bei geringer Privatnutzung günstiger als die 1-%-Regelung.
Natürlich kannst du statt der Kilometerpauschale auch die tatsächlichen Kosten für Zug, Bus, Taxi oder Flug als Betriebsausgabe absetzen – vorausgesetzt, die Fahrt ist betrieblich veranlasst. Hebe einfach die Belege auf.
Für Unternehmer in der Regelbesteuerung gilt: Bei der Kilometerpauschale gibt es keine Vorsteuer – sie ist ein Pauschalwert ohne MwSt.-Ausweis. Nur bei nachgewiesenen tatsächlichen Kosten (z.B. Tankbelege, Werkstattrechnungen) kannst du die ausgewiesene Mehrwertsteuer als Vorsteuer geltend machen.
Kleinunternehmer (§ 19 UStG) können grundsätzlich keine Vorsteuer abziehen – die Kilometerpauschale mindert aber trotzdem den steuerpflichtigen Gewinn in der EÜR.
Fahrtkosten sind eine der einfachsten und häufigsten Betriebsausgaben – und trotzdem werden sie oft falsch oder gar nicht erfasst. Die wichtigsten Punkte auf einen Blick:
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⚠️ Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich Informationszwecken und stellt keine steuerliche oder rechtliche Beratung dar. Steuerliche Regelungen können sich ändern und individuelle Sachverhalte erfordern eine persönliche Beratung. Bei konkreten Fragen wenden Sie sich bitte an einen Steuerberater oder Rechtsanwalt.