Ratgeber
Eine Dienstreise kostet Geld – aber vieles davon lässt sich als Betriebsausgabe absetzen und mindert damit den steuerpflichtigen Gewinn. Selbstständige, Freiberufler und Unternehmer können Fahrtkosten, Übernachtungen, Verpflegungsmehraufwand und weitere Reisekosten geltend machen. Dieser Artikel erklärt, was genau absetzbar ist, welche Pauschalen 2026 gelten und worauf man bei der Dokumentation achten muss.
Eine Dienstreise liegt vor, wenn du aus betrieblichem Anlass vorübergehend von deiner Betriebsstätte oder deinem Wohnort abwesend bist. Typische Beispiele:
Keine Dienstreise ist die regelmäßige Fahrt zur eigenen Betriebsstätte – dafür gilt die Entfernungspauschale.
Eine vollständige Reisekostenabrechnung umfasst bis zu vier Positionen:
Für Fahrten mit dem privaten PKW gilt die Kilometerpauschale von 0,30 € pro km – gerechnet wird die gesamte Strecke (Hin- und Rückfahrt). Alternativ können die tatsächlichen anteiligen Fahrzeugkosten angesetzt werden.
Bei Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel, Taxi oder Flug werden die tatsächlichen Kosten laut Beleg angesetzt.
Beispiel: Fahrt zum Kunden 120 km entfernt (einfache Strecke).
Abrechnung: 240 km × 0,30 € = 72,00 € Betriebsausgabe.
Der Verpflegungsmehraufwand – oft auch Tagegeld genannt – ist eine Pauschale, die den erhöhten Aufwand für Mahlzeiten auf Reisen abdeckt. Sie ist gesetzlich geregelt (§ 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG) und kann ohne Einzelbelege abgesetzt werden.
| Abwesenheitsdauer | Tagegeld-Pauschale |
|---|---|
| Weniger als 8 Stunden | 0,00 € (kein Anspruch) |
| 8 Stunden bis unter 24 Stunden | 14,00 € |
| 24 Stunden (voller Reisetag) | 28,00 € |
| An- und Abreisetag (bei mehrtägiger Reise) | 14,00 € pro Tag |
Beispiel mehrtägige Reise: Du fährst Montag früh ab, bist Dienstag und Mittwoch ganztags unterwegs und kommst Donnerstag abends zurück.
Abrechnung: Montag 14 € + Dienstag 28 € + Mittwoch 28 € + Donnerstag 14 € = 84,00 € Verpflegungsmehraufwand.
⚠️ Kürzung bei Mahlzeitengestellung: Wenn der Gastgeber oder Veranstalter Mahlzeiten stellt, wird das Tagegeld gekürzt: Frühstück –20 %, Mittag –40 %, Abendessen –40 % des Tagessatzes von 28 €.
Für Reisen ins Ausland gelten länderspezifische Pauschalen, die das Bundesfinanzministerium jährlich veröffentlicht. Sie liegen je nach Land zwischen ca. 30 € und über 100 € pro Tag. Die aktuellen Sätze findest du auf bundesfinanzministerium.de.
Übernachtungskosten können in tatsächlicher Höhe als Betriebsausgabe abgesetzt werden – vorausgesetzt, du hast einen Beleg (Hotelrechnung, Quittung). Es gibt keine Pauschale für Selbstständige.
Weitere Kosten, die auf einer Dienstreise entstehen, sind ebenfalls als Betriebsausgabe absetzbar:
Das Finanzamt erwartet eine nachvollziehbare Reisekostenabrechnung. Folgende Angaben solltest du für jede Dienstreise festhalten:
💡 Tipp: Führe die Reisekostenabrechnung zeitnah durch – am besten noch am Reisetag oder direkt danach. Nachträgliche Rekonstruktionen werden vom Finanzamt kritisch bewertet.
Wenn eine Reise sowohl private als auch berufliche Anteile hat (z.B. Konferenz + Urlaub), können die Kosten anteilig abgesetzt werden – vorausgesetzt, der berufliche Anteil lässt sich klar abgrenzen. Nicht abzugsfähig sind Kosten, die eindeutig der privaten Sphäre zuzurechnen sind.
Für Unternehmer in der Regelbesteuerung gilt: Auf Hotelrechnungen und andere Belege mit ausgewiesener Mehrwertsteuer kann die Vorsteuer geltend gemacht werden. Auf die Tagegeldpauschale gibt es keine Vorsteuer – sie ist ein pauschaler Auslagenersatz.
Kleinunternehmer (§ 19 UStG) können keine Vorsteuer abziehen, setzen aber alle Reisekosten als Betriebsausgabe ab und senken damit ihren steuerpflichtigen Gewinn.
Viele Selbstständige verzichten auf die korrekte Reisekostenabrechnung, weil sie zu aufwendig erscheint. Dabei summieren sich auch kurze Fahrten und Tagesreisen schnell zu spürbaren Beträgen. Die wichtigsten Punkte auf einen Blick:
✈ Reisekostenabrechnung automatisch erstellen?
EÜR-App Pro berechnet Tagegeld, Fahrtkosten und Übernachtungskosten automatisch und bucht alles korrekt als Betriebsausgabe.
⚠️ Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich Informationszwecken und stellt keine steuerliche oder rechtliche Beratung dar. Steuerliche Regelungen können sich ändern und individuelle Sachverhalte erfordern eine persönliche Beratung. Bei konkreten Fragen wenden Sie sich bitte an einen Steuerberater oder Rechtsanwalt.