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Ratgeber

Rechnung richtig schreiben als Kleinunternehmer

Letzte Aktualisierung: Juni 2026

Eine Rechnung ist schnell geschrieben — aber damit sie steuerlich anerkannt wird, müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten sein. Gerade als Kleinunternehmer gibt es eine Besonderheit, die häufig vergessen wird. Dieser Artikel zeigt, worauf es ankommt.

Pflichtangaben einer Rechnung (§ 14 UStG)

Damit eine Rechnung steuerlich als ordnungsgemäß gilt, muss sie folgende Angaben enthalten:

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (du) und des Rechnungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der erbrachten Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (falls abweichend vom Rechnungsdatum)
• Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts
• Anzuwendender Steuersatz bzw. bei Steuerbefreiung ein Hinweis auf die Befreiung

Die Besonderheit für Kleinunternehmer

Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, weist auf der Rechnung keine Umsatzsteuer aus. Anstelle eines Steuersatzes muss aber ein Hinweis auf die Steuerbefreiung erscheinen — sonst ist die Rechnung formal unvollständig. Der gängige Wortlaut:

Dieser Satz ersetzt die sonst übliche Aufschlüsselung "Netto + USt. = Brutto" — es gibt nur einen einzigen Endbetrag.

Häufige Fehler bei Kleinunternehmer-Rechnungen

• Kleinunternehmer-Hinweis vergessen — der häufigste Fehler überhaupt
• USt. versehentlich doch ausgewiesen — wer als Kleinunternehmer trotzdem USt. ausweist, schuldet diese laut § 14c UStG ans Finanzamt, ohne sie regulär abführen "dürfen" zu müssen — ein teurer Fehler
• Lücken in der Rechnungsnummerierung — z. B. durch gelöschte Entwürfe, die mitgezählt wurden; besser: Entwürfe bekommen erst bei Finalisierung eine Nummer
• Fehlende oder falsche Steuernummer
• Rechnung nachträglich verändert statt korrekt storniert (siehe GoBD-Artikel)

Rechnungskorrektur: Storno statt Löschen

Wurde eine bereits verschickte oder finalisierte Rechnung fehlerhaft ausgestellt, darf sie nicht einfach gelöscht oder bearbeitet werden. Stattdessen wird eine Stornorechnung erstellt — eine Gegenbuchung mit negativem Betrag, die auf die Originalrechnung verweist. Anschließend kann eine neue, korrigierte Rechnung mit neuer Rechnungsnummer ausgestellt werden.

Aufbewahrung von Rechnungen

Ausgestellte wie empfangene Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden — bei elektronischer Rechnungsstellung in unveränderbarer, GoBD-konformer Form.

Fazit

Eine korrekte Rechnung ist kein Hexenwerk, aber die Details entscheiden: Pflichtangaben vollständig, der richtige Kleinunternehmer-Hinweis bei Steuerbefreiung, eine lückenlose Nummerierung und Korrekturen ausschließlich per Storno. Wer das einmal sauber einrichtet — am besten direkt in der verwendeten Software — muss sich um diese Details danach nicht mehr aktiv kümmern.

Weiterlesen: EÜR für Kleinunternehmer 2026 · Kleinunternehmerregelung § 19 UStG · GoBD-konforme Buchführung